Ideas en Salud

Todos sabemos de la importancia que tiene el personal para el buen funcionamiento de un consultorio. Son, sin dudas, la mano derecha que todo profesional necesita. Pero, ¿cómo se logra que las personas estén motivadas en su puesto y no se vea sobrepasada por sus tareas?

Distintas personas

No todos los médicos o consultorios son iguales, cada uno tiene su manera de atender y trabajar con los pacientes. Lo mismo ocurre con el personal: no todos tienen la misma forma de comunicarse con las personas o la capacidad para realizar varias tareas al mismo tiempo. A su vez, no todo el personal puede sostener la motivación en el tiempo después de algunos años realizando la misma labor.

Según una encuestas que realizamos, la edad del personal puede variar mucho dependiendo de la región o del tipo de consultorio del cual estemos hablando. Si es un centro médico grande, una clínica o un hospital, las personas que recepcionan a los pacientes suelen ser más jóvenes y, en general, estudiantes de una carrera universitarias. El 53% de las secretarias, por ejemplo, en este tipo de instituciones o lugares de atención médica, tienen menos de 30 años de edad, el 29% tienen entre 30 y 40 años y el resto supera esa edad.

Cuando nos focalizamos solo en los consultorios privados, donde atienden como máximo un puñado de médicos, notamos que la edad de las secretarias aumenta. En estos casos, el 41% tiene entre 40 y 50 años y el 35% supera esa edad. Incluso se dan casos de secretarias ya jubiladas que siguen trabajando junto al médico porque se sienten cómodas y no quieren abandonar la actividad.

Tareas diarias

Trabajar en un consultorio, por supuesto, no es fácil. La cantidad de responsabilidades que existen a menudo puede ser un problema tanto para el personal como para el consultorio e, incluso, para el trabajo del médico. Según nuestros estudios las personas encargadas de la recepción deben abrir las puertas del consultorio a los pacientes y recepcionarlos, atender los teléfonos, buscar y entregar las historias clínicas en papel a los médicos, ordenar el espacio de trabajo y, en algunas ocasiones, realizar actividades puntuales que le indique el médico. Toda esta cantidad de tareas trae consigo equivocaciones: errores en la carga de turnos, mala atención de los pacientes o una mala relación con compañeros de trabajo.

En nuestro estudio realizado para conocer más al personal del consultorio, encontramos que el 42% de los encuestados nos dijeron que el principal problema del consultorio son los teléfonos colapsados. En algunos casos esto genera que los pacientes que llaman al consultorio, al no conseguir pactar un turno en el primer llamado, demuestren su disgusto con quienes están en los teléfonos al ser atendidos. Además, esta situación no le permite tener un momento de tranquilidad y le genera estrés.

La motivación es la clave

Con el paso de los años y el desgaste del trabajo rutinario, parte del entusiasmo puede perderse y con él se van también los buenos hábitos laborales. Es fundamental mantener a todos los empleados del consultorio motivados para que su desempeño sea óptimo, pero, en particular, debe ser prioridad hacer que quienes tienen contacto directo con los pacientes se sientan una parte importante del trabajo. Hay pequeños detalles que pueden marcar la diferencia: preguntarle cómo se siente en el consultorio, cómo está su familia o felicitarlos cuando tiene un logro.

La motivación puede venir también de la mano de la capacitación constante. Enseñarle nuevas herramientas de trabajo relacionadas a la tecnología a tu personal va a mantenerlo activo y con ganas de seguir aprendiendo y mejorando su labor en el consultorio. Muchos de los colaboradores del consultorio que utilizan DrApp nos contaron que la plataforma les cambió su día a día y que usan más la computadora, los que los hace estar más actualizados. Además, la página de turnos online personalizada que ofrece DrApp a sus consultorios hace que los pacientes puedan arreglar una consulta con su profesional sin la necesidad de llamar por teléfono, lo que le aliviana la carga a los recepcionistas.

Otra manera de mantener a tu staff motivado puede ser reconociéndolos con premios. No hace falta entrar en grandes gastos que puedan significar un esfuerzo económico importante para tu consultorio. Muchas veces, pequeñas cosas como regalar un día de spa o darles un día libre para que disfrute con la familia pueden mejorar completamente el ánimo de las secretarias y del consultorio en general.

La cara del consultorio

El personal de recepción son las personas a las que escuchan los pacientes cuando llaman para pedir un turno y a las que primero ven cuando ingresan por la puerta del consultorio. Es por eso que, si están sobrepasadas de trabajo, ese primer contacto de un paciente con tu consultorio, puede terminar mal. Y como bien sabemos, las primeras impresiones son siempre importantes. La comunicación de tu lugar de trabajo depende en primera instancia de tu personal y, por consiguiente, del ánimo que él tenga.

Otro aspecto a tener en cuenta con la comunicación es si tenés más de una persona trabajando en tu consultorio. Está comprobado que los cambios de turnos traen consigo errores: mensajes del turno mañana que no se pasan bien a los encargados del turno tarde o viceversa. Por eso es fundamental que establezcas por lo menos 10 minutos al día para hablar con tu personal y para que ellos hablen entre sí. Esto va a disminuir los errores y van a permitirle a tu consultorio brindarle una mejor atención a tus pacientes.

En cuanto a la comunicación, para disminuir errores o depender simplemente del estado de ánimo de las personas que trabajan en tu consultorio, es bueno capacitar a tus empleados para que sigan la misma línea de comunicación que vos y tu nombre, como marca, quieren llevar. Para eso es fundamental prestar atención a cómo se comunican todos en el lugar para corregir errores y unificar el mensaje